El presupuesto, en general, puede ser un reto. Sin embargo, el presupuesto para empresas puede ser francamente frustrante sin las herramientas y estrategias adecuadas. Empresas crean presupuestos para mostrar a sus donantes cómo se asignan los fondos en toda la organización, tomar decisiones financieras más inteligentes, determinar si tienen los recursos necesarios para comenzar nuevos programas y, en última instancia, para ahorrar dinero. Las siguientes estrategias se desarrollaron para ayudar a las empresas a mantener un presupuesto efectivo y realista y así poder evitar
conflictos laborales.
1. Determine su ciclo de presupuesto
La mayoría de las organizaciones tienen un ciclo de presupuesto anual que consiste en el presupuesto aprobado por la Junta. Debido a que estos a menudo tienen ciclos de 3 a 4 meses y rara vez se completan antes del comienzo del año fiscal, muchas empresas deberían cambiar a una revisión presupuestaria de mitad de año o trimestral. Esta revisión frecuente del presupuesto podría ser una reunión formal o informal para determinar el progreso de la organización en comparación con el presupuesto. Si es necesario realizar correcciones a mitad de curso, se pueden discutir y determinar durante esta revisión del presupuesto.
Si bien la mayoría de las empresas se apegan a los ciclos presupuestarios anuales, la empresas se benefician de ciclos presupuestarios más frecuentes. Esto les da la oportunidad de hacer ajustes por fondos inesperados o volver a evaluar la distribución de los fondos declarados.
2. Determine los programas y actividades que se incluirán en el presupuesto de este año
No se puede crear un presupuesto hasta que el personal, los voluntarios y los miembros de la junta hayan determinado los programas y las actividades para el próximo año. ¿Qué programas se esperan o desean? Si su organización necesita hacer algunos recortes presupuestarios, ¿qué programas o actividades se reducirán?
3. Practica el presupuesto basado en el ingreso
Los presupuestos más confiables son aquellos que son conservadores y se basan en los ingresos. Las empresas siempre deben presupuestar primero los ingresos. Las proyecciones de ingresos deben basarse en expectativas realistas e incluir solo ingresos confiables. Nunca incluya una proyección de ingresos para simplemente llenar un vacío en el presupuesto; esto lo preparará para un déficit presupuestario si su organización no cumple con los objetivos de ingresos. Además, asegúrese de que sus gastos sean siempre más bajos que sus ingresos confiables.
4. Gastos de presupuesto e ingresos
Este es el paso más lento del proceso de presupuestación, pero también es el más necesario. Sus gastos e ingresos se basarán en datos históricos y suposiciones. Las diferencias en los montos previamente presupuestados y el monto real se tendrán en cuenta en el presupuesto actual, al igual que una visión realista de las condiciones económicas de los ingresos y la demanda de servicios.
5. Alinee su presupuesto con la misión y los objetivos de su organización
El presupuesto de una organización no lucrativa debe reflejar el compromiso de la organización con su misión a través de números. Hágase las siguientes preguntas para asegurarse de que su presupuesto esté alineado con su misión y objetivos estratégicos:
• ¿El presupuesto refleja la misión de la organización por la forma en que se asignan los recursos?
• ¿Qué tipo de subvenciones estamos buscando? ¿Vamos tras las subvenciones porque son fácilmente alcanzables o porque pertenecen a nuestra misión?
• ¿Todos nuestros programas contribuyen a la misión de la organización o ayudan a apoyar financieramente a la organización?
6. Invertir en software de presupuesto
Encontrar la solución adecuada para su organización puede proporcionarle las herramientas y los procesos necesarios para alcanzar sus objetivos presupuestarios. Hay una multitud de soluciones de presupuesto para elegir, lo que facilita la inversión en una solución que se adapte a las necesidades de su organización específica. Una solución integral de presupuesto:
• Alinear efectivamente su estrategia con la ejecución de sus operaciones.
• Acortar los ciclos de planificación para permitir que los ejecutivos se concentren en cumplir los objetivos estratégicos
• Libera tiempo y dinero para explorar nuevas áreas de crecimiento
• Entregar información actual y relevante para ayudar a tomar mejores decisiones
• Proporcionar capacidades analíticas.
• Elimine la dependencia de las hojas de cálculo y sus errores asociados
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