Las organizaciones se enfrentan cada día con el desafío de producir más gastos menos. Para crecer, los gerentes buscan una manera de mejorar sus procesos de una manera que resulte en la reducción de costos y en el conocimiento de lo que cada proceso representa en el negocio.
No importa las herramientas, las tecnologías y los recursos invertidos. No tiene sentido cuánto dinero se invirtió o incluso los esfuerzos realizados por el equipo. Un proceso subóptimo nunca entregará el resultado más eficiente posible. Lo que la optimización de procesos puede aportar a su empresa es una forma de reducir el dinero, el tiempo y los recursos invertidos en un proceso, lo que conduce a mejores resultados empresariales incluso cuando se guía con un
diagrama de una red.
¿Cuáles son los pasos de la optimización del proceso?
El objetivo principal de la optimización del proceso es reducir o eliminar el tiempo y el desperdicio de recursos, los costos innecesarios, los cuellos de botella y los errores, al mismo tiempo que se logra el objetivo del proceso. Solo pasamos tiempo corrigiendo un error si el error existe. No es suficiente saber eso, sino saber cómo lograrlo. Los siguientes son los pasos para llegar allí.
Identificar
Primero, debemos identificar cuál es la necesidad de optimización de procesos que existe en su empresa. Piense en un proceso en su empresa que le esté costando más de lo que debería, o inducir la insatisfacción del cliente o incluso el estrés entre los empleados.
Ahora, haga preguntas sobre este proceso, con el objetivo de determinar cuál es el núcleo del proceso, los elementos que no se pueden cambiar.
¿Cuál es el propósito final del proceso? ¿Cuál debería ser el resultado?
¿Dónde comienza y termina el proceso?
¿Qué actividades forman parte del proceso, pasando por las etapas?
¿Qué departamentos y personas están involucradas?
¿Qué información viaja entre pasos?
Repensar
Es el momento de mapear el proceso, preocuparse por cómo ejecutar cada paso, sobre cómo fluye el proceso, sobre qué es la optimización del proceso para este proceso. Pregúntate a ti mismo ya tu equipo estas preguntas:
¿Hay una mejor manera de realizar este proceso?
¿Cómo se realiza exactamente este proceso?
¿Cuánto papel (por ejemplo) utiliza este proceso?
¿Cuánto tarda el proceso en terminarse?
¿Cuánto tiempo se pierde en retrabajo y corrección de errores?
¿Dónde se detiene el proceso?
Tener una visión micro y macro es importante. Cada detalle es importante, desde la forma en que se escribe un correo electrónico hasta la percepción de lo que quiere el cliente.
Implementar
Después de conocer el proceso en este nivel de detalle e identificar las oportunidades de cambios y las necesidades de mejora, es hora de aplicar el proceso de una manera nueva. Es una parte delicada de la optimización de procesos de negocio.
Es crucial, tanto para el propósito del proceso como para la optimización del proceso de negocios, que todos adopten el nuevo proceso e implementen los cambios.
De esa manera, podemos verificar los resultados, recopilar datos y ver si las mejoras fueron reales o no. Puede suceder que el proceso no termine como lo esperábamos, que el personal no se acostumbre a él, que la implementación no se realizó correctamente, por lo que es necesario comenzar de nuevo el proyecto.
Automatizar
Insistir en los mismos errores y esperar resultados diferentes es la receta para el fracaso.
Automatice los procesos que se ha demostrado que funcionan y distribúyalos a través de la empresa para ver los resultados en reducción de costos, prevención de errores, reducción de desperdicios y aumento de producción.
Monitor
A través de todo el proceso de optimización, monitor, monitor y monitor. Después de la automatización, seguramente encontrará nuevos puntos de mejora y cuellos de botella. Identifíquelos, repensar el proceso, implementarlo y automatizarlo.
Como todos los procesos en la gestión de procesos de negocio, este es un proyecto cíclico. Si se hace solo una vez, no ofrecerá ninguna solución a su organización. Si se integra en la cultura de la empresa, traerá la satisfacción del cliente, la felicidad de los empleados, la rentabilidad superior y un recorte de desperdicio nunca visto.
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